Konferens

Vad är en konferens?

Det är en sammankomst med flera deltagare där det hålls föredrag och/eller diskussioner. Ofta är det ett väl förberett evenemang med schema för varje aktivitet, gällande allt från föredrag till gruppövningar. En konferens kan vara ett bra sätt att utbilda i grupp, delge information och få bättre sammanhållning i en grupp.

Konferenser används ofta av företag, antingen för hela arbetsstyrkan eller delar av den. Det kan t.ex. gälla fortbildning för en viss avdelning på ett företag. Fördelen med konferenser är att samtlig deltagare får samma information. Man kan också spara tid då man inte behöver hålla utbildningen flera gånger eller repetera informationen om och om igen.

Konferensalternativ

Det finns konferensanläggningar runtom hela landet. Det finns möjlighet att hålla konferens på de flesta orter, t.ex. erbjuder många hotell lokaler som kan passa till konferenser. Flera fest- och eventanordnare kan också erbjuda konferenser, antingen för mindre tillställningar eller flera dagars konferens. Vad som är mest passande beror delvis på hur lång konferenser är, hur många deltagare det är och om deltagarna bor på samma ort. En viktig aspekt är förstås vad företaget eller föreningen som planerar konferensen vill ha och ser framför sig.

Näraliggande konferenser

Det finns flera lokaler och företag som erbjuder möjlighet att hålla konferenser även om det inte är deras huvudsakliga fokus. Det kan vara hotell och olika typer av lokaler för sammankoster som bygdegårdar eller Folkets Hus. Dessa typer av lokaler kan vara passande för kortare konferenser för mindre grupper. Framförallt kan det vara ett lämpligt val när samtliga deltagare bor i samma stad/område, i närheten av den valda konferenslokalen. Detta då deltagarna inte behöver resa långt vilket effektiviserar konferenstiden. Man behöver då inte lägga mycket extra tid på att resa och det blir också mer kostnadseffektivt för företaget.

Konferensanläggningar

Det finns också mer nischade konferensanläggningar där man satsat på allt som kan behöver till en konferens. På denna typ av anläggningar erbjuds ofta flera olika typer av aktiviteter, olika teman samt mat och logi. Då beställer man ofta ett paket med x antal rum, frukost, lunch, middag och fika, mötesrum samt aktiviteter mellan och efter konferensens schemalagda möten.

   I vissa fall hålls konferensen på hemorten och andra fall väljer man en konferensanläggning någon annanstans. Att hålla konferensen på annan ort kan vara särkilt fördelaktigt om deltagare från olika orter ska delta. På så vis är förutsättningarna mer lika för alla deltagare och man är inte på någons ”hemmaplan”. Detta kan vara fördelaktigt då situationen blir mer jämlik för samtliga deltagare. Det är också många som tycker det är mer speciellt och tar konferensen på större allvar när man åker bort. Så det kan ge konferensen en extra touch att åka till annan ort.

Konferens utomlands

Vissa väljer att hålla konferenser, eller kortare utbildningar, utomlands. Det innebär egentligen att man har hela världen att välja på. Precis som i Sverige finns många hotell och eventanläggningar som erbjuder konferenser och olika paket för detta. Det är ett bra sätt för hotellanläggningar att få in gäster under lågsäsong. Det kan vara vinteranläggningar som erbjuder konferenspaket under våren/hösten (även sommaren men då är det sällan konferenser eftersom det är semestertider).

Ett ganska vanligt alternativ är att åka till en resort för sommarturism, som runt medelhavet. Detta kan vara populärt då det även under lågsäsong ändå är varmare än i Sverige. Man kan också få ett bra pris på konferensen eftersom hotellanläggningarna vill få in gäster. Man behöver dock räkna med högre reskostnader, för flyg och att ta sig till/från flygplatserna. Så man väljer inte att hålla en konferens utomlands för att det är billigare utan för att man vill göra något annorlunda. Däremot kan man hitta ett väldigt prisvärt alternativ.

konferenshotell

Konferenshotell

Funderar du på att boka en konferens? Detta bör du tänka på.

Något som vissa tycker är frustrerande är att de flesta konferensanläggningarna och hotellen inte har priserna på sina hemsidor. Det är fullt förståeligt, vi är vana vid att kunna få all information online och lätt kunna prisjämföra innan vi väljer något. När det gäller konferensanläggningar är det dock inte alltid så lätt att ha all information online. Priset kan ofta bero på flera aspekter som vilken tid på året det, hur många deltagare man kommer vara, hur många andra gäster som är inbokade, vad man vill ska ingå och om det finns några särskilda önskemål eller krav. Man behöver därför oftast be om en offert för att få ett pris. När man ber om offerten får man ofta lämna vissa uppgifter, dessa behövs för att anläggningen/hotellet ska kunna sätta ett pris.

Du behöver därför veta

  • Hur många deltagare kommer ni vara?
  • Ska några övernatta, i så fall hur många?
  • Hur många deltagare ska bo i enkelrum respektive dubbelrum?

En konferens är något som kan bli ganska kostsamt. Man vill ge sina medarbetare en trevlig upplevelse och en bra miljö för sammankomsten men har kanske inte en så stor budget. Man ska dock inte förtrösta om kassan är relativt skral, det finns många bra alternativ till rimliga priser. Kan man dessutom vara mer flexibel finns möjlighet att få ner priset ytterligare.

En aspekt som är bra att ha i åtanke är vad som ingår i priset. De flesta konferensanläggningar erbjuder material som behövs för en vanlig konferens såsom projektor, papper, pennor mm. Men ibland kan man behöva någonting extra och då kan det vara bra att undersöka huruvida det ingår i konferens erbjudandet. Hur många konferenspaket ingår någon form av mat vad som ingår kan dock skiljer sig väldigt mycket både gällande antal mål under dagen och vad som finns att tillgå på vid respektive mål.

Boka hotellrum för konferens

En aspekt som är bra att ha i åtanke är vad som ingår i priset. De flesta konferensanläggningar erbjuder material som behövs för en vanlig konferens såsom projektor, papper, pennor mm. Men ibland kan man behöva någonting extra och då kan det vara bra att undersöka huruvida det ingår i konferens erbjudandet. Hur många konferenspaket ingår någon form av mat vad som ingår kan dock skiljer sig väldigt mycket både gällande antal mål under dagen och vad som finns att tillgå på vid respektive mål.

Vissa har en mer basal meny och där samtliga deltagare förväntas äta samma kost medan andra erbjuder någon form av Fia eller annan typ av valmöjlighet. Detta kan vara särskilt relevant eftersom att det idag finns väldigt olika kost hållning. Det är exempelvis många som är vegetarianer eller veganer och många har någon form av överkänslighet eller allergier detta är något som är viktigt att ta i beaktning så att samtliga deltagare känner sig välkomna och söndag. Det är dessutom ofördelaktigt om några av deltagarna inte har något alternativ till mat eftersom att det kan påverka personens koncentration och prestation. Så det ligger i allas intresse att samtliga deltagare får tillräckligt med energi under dagen. Maten är också något som kan påverka deltagarnas uppfattning om konferensen.